Penjelasan Cloud ERP Keuntungan, Risiko dan Solusi Populer

Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan berbasis cloud. Ini menawarkan banyak keuntungan bisnis dibandingkan ERP tradisional. Namun ada juga risiko yang perlu dipertimbangkan. Berikut penjelasan lengkapnya.

Pengenalan Cloud ERP

Enterprise Resource Planning berbasis cloud, adalah sistem ERP yang dihosting di cloud publik, pribadi, atau hybrid. Ini berarti perangkat lunak dan data disimpan di server cloud penyedia layanan, bukan di lokasi pelanggan.

Keuntungan utama adalah skalabilitas, akses jarak jauh yang mudah dari perangkat mana pun dengan koneksi internet, peningkatan kolaborasi, dan biaya awal yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi perangkat keras mahal di lokasi.

Berikut penjelasan lebih detail mengenai cloud ERP.

Pengertian Cloud ERP

Secara definisi, cloud ERP adalah sistem ERP yang dihosting dan diakses melalui internet, bukan diinstal secara lokal di komputer pengguna. Data dan aplikasi ERP disimpan di server cloud penyedia layanan, yang biasanya menggunakan model pembayaran berlangganan bulanan atau tahunan.

Keuntungan utama adalah pengurangan biaya infrastruktur IT dan peningkatan skalabilitas. Pengguna dapat mengakses data dari perangkat dan lokasi mana pun selama memiliki koneksi internet. Ini memungkinkan bisnis untuk dengan mudah menambah atau mengurangi pengguna sesuai kebutuhan.

Sejarah Perkembangan Cloud ERP

Konsep cloud computing dan SaaS (Software as a Service) mulai populer pada awal 2000an. Sejak itu banyak perusahaan ERP tradisional seperti SAP, Oracle, dan Microsoft mulai mengembangkan penawaran cloud ERP mereka.

Adopsi erus meningkat seiring bisnis menskala operasinya atau mencari fleksibilitas dan mobilitas lebih besar dalam proses dan data mereka. Saat ini banyak perusahaan beralih dari sistem ERP lokal mereka yang mahal dan sulit diskalakan ke penyedia terkemuka.

Menurut riset Gartner, 28 persen pengeluaran untuk kategori perangkat lunak utama akan beralih ke cloud pada 2022. Diperkirakan akan mencapai 21 miliar dolar AS pada 2021.

Keuntungan Menggunakan Cloud ERP

Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan utama dari penerapan sistem bagi perusahaan:

Skalabilitas dan Fleksibilitas

Salah satu masalah umum dengan ERP tradisional adalah sulitnya penambahan pengguna atau fitur baru. Seringkali diperlukan perangkat keras tambahan dan proses migrasi yang rumit.

Sangat fleksibel dan skalabel. Penambahan pengguna baru atau fitur dapat dilakukan dengan cepat dan mudah lewat portal penyedia layanan. Perusahaan hanya perlu membayar lebih sesuai peningkatan kapasitasnya.

Ini sangat berguna bagi bisnis dengan fluktuasi musiman atau pertumbuhan cepat. Mereka dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas cloud ERP mereka.

Akses Jarak Jauh dan Mobilitas

Pengguna cloud ERP dapat mengakses data dan aplikasi dari perangkat dan lokasi manapun, asalkan memiliki koneksi internet. Hal ini vital bagi organisasi yang memiliki cabang banyak atau personel jarak jauh.

Selain laptop dan komputer meja, pengguna juga bisa mengakses cloud ERP melalui tablet dan smartphone. Ini meningkatkan produktivitas karyawan yang sering bepergian atau bekerja jarak jauh. Mereka tetap dapat memantau inventaris, memeriksa laporan, dan melakukan berbagai tugas manajemen dari mana saja.

Kolaborasi dan Integrasi Bisnis yang Lebih Baik

Cloud ERP mendorong kolaborasi dan integrasi yang lebih baik di seluruh organisasi. Dengan data terpusat di cloud, semua departemen dan kantor cabang mengakses “single source of truth” yang sama. Ini mengurangi silo informasi antar bagian serta duplikasi data dan proses.

Integrasi cloud ERP dengan platform digital lain seperti CRM (customer relationship management), e-commerce, dan messaging juga lebih mudah. API terbuka memungkinkan pertukaran data dua arah antar sistem guna informasi dan operasi yang lebih terhubung. Misalnya pembaharuan data kontak pelanggan di sistem CRM dapat dengan mudah Anda transfer ke cloud ERP.

Pembaruan dan Patch Lebih Mudah

Penyedia cloud ERP bertanggung jawab melakukan pembaruan, patch keamanan, pemeliharaan, dan backup data secara rutin. Pelanggan tidak perlu melakukan perawatan sistem secara manual.

Ini mengurangi beban kerja IT internal dan memastikan pengguna selalu bekerja di versi terbaru sistem ERP dengan patch bug dan masalah keamanan terkini. Pembaruan otomatis ini juga memudahkan kepatuhan terhadap standar keamanan dan regulasi industri terbaru.

Penurunan Biaya Infrastruktur dan Kepemilikan

Menerapkan ERP tradisional biasanya mahal karena membutuhkan pembelian lisensi mahal, server on-premise, storage, dan perangkat jaringan tambahan. Belum termasuk biaya akuisisi bakat IT yang cukup.

Dengan cloud ERP, seluruh infrastruktur sistem ERP dalam host oleh penyedia layanan cloud. Pelanggan hanya membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan yang jauh lebih murah, bergantung pada jumlah dan jenis lisensi pengguna yang Anda gunakan.

Total cost of ownership bisa turun hingga 60 persen dengan cloud ERP dalam perbandingan on-premise karena tidak ada biaya modal awal mahal atau overhead IT tambahan. Skalabilitas jangka panjang juga lebih mudah dan murah.

Risiko Penerapan Cloud ERP

Selain keuntungan-keuntungan di atas, ada juga risiko yang harus Anda pertimbangkan sebelum menerapkan cloud ERP:

Ketergantungan pada Penyedia Layanan

Pelanggan cloud ERP bergantung pada penyedia layanan untuk stabilitas, keamanan, kecepatan, dan ketersediaan sistem. Gangguan server atau jaringan di sisi penyedia dapat menyebabkan aplikasi dan data cloud ERP tidak tersedia bagi pengguna.

Perusahaan harus memilih penyedia cloud ERP yang sudah terbukti andal dengan rekam jejak positif dalam hal uptime (waktu aktif) sistem, dukungan pelanggan yang responsif, dan fitur keamanan yang kuat. Kontrak Service Level Agreement (SLA) juga penting guna jaminan tingkat layanan minimum tertentu.

Ancaman Keamanan dan Privasi Data

Karena cloud ERP mudah dalam pengaksesan melalui internet, ada risiko eksploitasi celah keamanan oleh peretas. Meski server dan jaringan di tangani penyedia layanan, pencurian atau penghapusan data bisa terjadi jika sistem keamanan mereka lemah. Risiko ini cukup besar bagi perusahaan yang menyimpan data dan informasi sensitif di cloud ERP mereka.

Selain keamanan server, pengguna harus memastikan akses ke data mudah dalam pengontrolan dengan manajemen akses granular dan strong password policy untuk mencegah akses ilegal oleh pihak internal perusahaan. Enkripsi data juga penting agar bahkan jika ada data yang “bocor”, orang tidak berwenang tidak bisa membacanya.

Penguncian Penyedia Layanan

Jika pelanggan ingin beralih ke penyedia cloud ERP lain, seringkali proses migrasi data dan customisasi dari satu sistem ke sistem lain tidak mudah. Ini bisa “mengunci” perusahaan dengan satu vendor tertentu.

Untuk mencegah hal ini, pilih platform cloud ERP yang menggunakan standar industri untuk interoperabilitas dan portabilitas data seperti SOAP, REST, dan XML. Pastikan ada opsi untuk backup dan restore secara independen, serta fitur ekspor data ke Excel, CSV, dan format lain.

Performa Jaringan yang Buruk

Karena semua proses ERP berjalan di cloud, kecepatan dan latency (waktu tanggapan) sistem bergantung pada kecepatan dan stabilitas jaringan internet pelanggan. Jika jaringan buruk karena bandwidth rendah atau gangguan koneksi, kinerja cloud ERP juga akan terpengaruh.

Untuk mencegahnya, pastikan memiliki koneksi internet broadband yang cepat dan stabil dari ISP terkemuka di lokasi penggunaan cloud ERP. Gunakan koneksi kabel, bukan WiFi, untuk throughput lebih tinggi dan stabil. Bandwidth minimal 10-20 Mbps untuk performa optimal.

Solusi Cloud ERP Populer

Berikut adalah beberapa penyedia solusi cloud ERP populer yang bisa Anda pertimbangkan:

Oracle ERP Cloud

Oracle menyediakan paket aplikasi ERP lengkap di cloud mencakup manajemen finansial, supply chain, manufaktur, perencanaan proyek, manajemen risiko dan lainnya. Layanan berbasis langganan ini mengintegrasikan berbagai proses bisnis utama di satu platform yang mudah dalam penggunaannya.

SAP Business ByDesign

Merupakan solusi ERP terintegrasi di cloud dari SAP yang memungkinkan manajemen finansial, operasional, sumber daya manusia, dan fungsi bisnis strategis lain dalam satu view. Cocok dalam penggunaanya oleh perusahaan menengah.

Odoo

Odoo adalah suite aplikasi bisnis opensource yang mencakup fungsi ERP, CRM, project management, inventory dan pemasaran. Antarmuka Odoo mudah mirip dengan spreadsheet excel sehingga mudah dalam penggunaanya. Odoo tersedia dalam versi on-premise dan cloud.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Merupakan paket software as a service (SaaS) dari Microsoft untuk mengelola proses finansial, operasional, produksi, project, layanan, penjualan, pembelian dan persediaan perusahaan. Terintegrasi dengan Office 365 dan Power BI.

Acumatica Cloud ERP

Acumatica menyediakan platform super skalabel dengan fitur native mobile, analytik dan kolaborasi yang kuat. Mudah adaptasi oleh developer dan sudah tersertifikasi untuk platform cloud publik seperti Microsoft Azure, AWS dan IBM Cloud.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai cloud ERP beserta keuntungan, risiko dan beberapa contoh solusi populer dari vendor terkemuka. Cloud ERP memberi fleksibilitas dan mobilitas tinggi bagi proses dan data bisnis perusahaan.

Namun perlu anda perhatikan juga ketergantungan pada vendor, isu keamanan dan privasi data, serta risiko vendor lock-in. Pilihlah penyedia cloud ERP yang sudah teruji dan terpercaya, lengkapi dengan kebijakan keamanan IT yang matang agar implementasi berjalan sukses.